С апреля 2024 по май 2025 года документ для подписания отклоняли 57 762 пользователя Вчасно.ЕДО, среди них — почти 20 тысяч бухгалтеров, что составляет 33%.
Больше всего случаев переподписанных бухгалтерами документов среди работающих компаний — в оптовой торговле (14,6%), в сфере транспорта и логистики (7,8%) и сельском хозяйстве (7,4%). YouControl совместно с «Вчасно» проанализировали сектора и географию переподписывания и выяснили, какие последствия это может иметь для предприятий.
Ежедневно тысячи бухгалтеров по всей Украине обрабатывают, проверяют и подписывают финансовые документы в электронном виде. Но далеко не каждый документ подписывается с первого раза. Повторное переподписание — то есть ситуация, когда документ уже был подписан, но из-за ошибок, несоответствий или изменения условий его приходится отзывать, исправлять и подписывать повторно — оказывается распространенным и недооцененным явлением. В среднем, каждый такой случай может стоить компании от нескольких сотен до нескольких тысяч гривен — с учетом времени, оплаты труда, риска штрафов и задержки сделок.
Проведено совместное исследование на основе данных сервиса электронного документооборота «Вчасно» и аналитической платформы YouControl. Специалисты исследовали, как распределяются компании-переподписанты по городам, что происходит на уровне регионов, какие сектора экономики наиболее уязвимы к таким ошибкам. Ведь повторное переподписание — это не только лишнее действие, но и:
- потеря времени для бухгалтера и контрагента,
- риски срыва дедлайнов (например, непредставление отчетности вовремя),
- затраты на коммуникацию, согласование и проверки,
- имиджевые последствия для компании в глазах партнеров.
Это исследование будет полезно:
- бухгалтерам, чтобы увидеть себя в общей картине и обосновать инициативы по автоматизации;
- руководителям бизнеса, чтобы осознать скрытые затраты;
- аналитикам и финансовым директорам, чтобы оценить риски и найти точки оптимизации.
География ошибок: какие области переподписывают документы наиболее активно
Наибольшее количество компаний, где бухгалтеры переподписывали документы, зарегистрировано в городе Киев — 8 074 компании, что составляет 44,9% от общего количества.
Значительную долю имеют также Киевская область (8%) и Днепропетровская область (6,4%), с количеством компаний, где были переподписаны документы, соответственно 1 437 и 1 144. Кроме того, такие области как Харьковская (6,2%) и Львовская (6,0%) также имеют значительную долю в общем распределении. Меньшие показатели зафиксированы в Сумской (1%), Кировоградской (0,9%) и Закарпатской (0,9%) областях, а самые маленькие — во временно оккупированных Луганской области, Севастополе и Крыму, где зафиксированы нулевые значения. В целом, во всех регионах Украины было зарегистрировано 17 988 случаев переподписанных документов.
Города, где бухгалтеры переподписывают документы чаще всего: лидеры среди бизнес-центров Украины
Анализ данных по городам, где бухгалтеры чаще всего переподписывали документы, показывает четкое доминирование Киева, где зарегистрировано более 44% всех случаев. Это можно объяснить тем, что столица является экономическим и финансовым центром страны. Здесь сконцентрировано наибольшее количество компаний, предприятий и организаций, что увеличивает вероятность корректировки документов. Также многие бизнесы в Киеве имеют сложную структуру бухгалтерии, что может способствовать большему количеству изменений в документах.
Другие крупные города, такие как Харьков, Днепр, Львов и Одесса, также демонстрируют значительную долю переподписанных документов, что свидетельствует о высоком уровне экономической активности в этих регионах. Эти города являются важными экономическими, торговыми и культурными центрами, что обуславливает большое число предприятий, а следовательно, и больше случаев изменения бухгалтерских документов. Кроме того, в регионах с развитыми отраслями, такими как Харьков (технологии и производство) или Одесса (транспорт и логистика), часто возникают ситуации, когда документы требуют уточнений или корректировок из-за специфики ведения бизнеса в таких секторах.
Отраслевой фактор: в каких секторах экономики чаще всего возникает необходимость в повторном подписании
Наибольшее количество случаев переподписанных документов среди компаний различных секторов экономики наблюдается в оптовой торговле, где таких компаний 2 623, что составляет 14,6% от общего количества. Значительная доля зафиксирована также в секторах транспорта и логистики (7,8%) и сельского хозяйства (7,4%), где бухгалтеры переподписывали документы в 1 398 и 1 329 компаниях соответственно. Другие важные сектора, где происходит значительное количество переподписанных документов, включают информационные технологии (5,7%) и пищевую промышленность (5,2%).
Среди других секторов, в которых часто переподписывали документы, можно выделить розничную торговлю (5,1%), другие услуги (5,1%), медицинские учреждения (4,1%), строительные компании (3,9%) и риэлторский бизнес (3,8%). Далее следуют машиностроение, реклама и маркетинг, фармацевтическая промышленность, общественное питание и общественные организации, где доля переподписанных документов варьируется от 2,4% до 3,2%. Эти данные отражают широкий спектр отраслей, где наблюдается высокий уровень необходимости корректировки документов, что может указывать на определенные особенности бухгалтерского учета в каждом из этих секторов.
Повторная переподпись документов — это сигнал о более глубоких процессах в организации бизнеса: от уровня внутреннего контроля до качества коммуникации между подразделениями. Осознание этих закономерностей — первый шаг к уменьшению ошибок, снижению затрат и повышению эффективности работы бухгалтеров.
По мнению специалистов отдела бухгалтерии YouControl, переподписание — это не только об ошибках, но и об особенностях рабочих процессов. Ведь подписантом может быть не только директор или бухгалтер, но и начальник департамента или менеджер. К тому же ответственное лицо может уйти в отпуск и подписант будет другой, а контрагент может не обратить на это внимание. Именно такие ситуации и становятся частой причиной переподписей. Также случаются технические ошибки или срабатывает человеческий фактор.
Облегчению работы и минимизации количества ошибок может способствовать автоматизация бизнес-процессов. Например, для бухгалтеров при работе с подписанием документов очень полезным является YouScore — это API от YouControl для автоматизации комплаенса и заполнения данных контрагентов. В систему автоматически вносятся данные клиентов, что сокращает затраты времени и уменьшает количество ошибок при заполнении карточек. Также через АРІ можно получать анкету по клиенту. Это помогает затем подтвердить, что компания была предусмотрительна и проверяла его перед сделкой.
Сколько может стоить компании одна ошибка?
Переподписание — одна из наименее очевидных, но самых распространенных проблем в повседневной деятельности компаний. Формально это лишь этап исправления неточностей или ошибок в документе. Но на практике — это задержка, которая приводит к повторному привлечению нескольких специалистов, потере времени и снижению эффективности бизнес-процессов.
«Каждое отклонение — это возврат документа на доработку, что требует повторного привлечения ответственного специалиста. А это — дополнительные затраты времени и ресурсов. В бумажном формате переподписание может затянуться на дни или даже недели. В электронном — достаточно нескольких кликов. И при больших объемах документооборота эта разница имеет решающее значение», — комментируют специалисты сервиса цифровых решений для бизнеса «Вчасно».
Средняя стоимость подписания одного бумажного документа может достигать 300 гривен — сюда входит печать, логистика и рабочее время ответственного специалиста. В случае переподписи эти расходы возрастают. Для компаний, которые ежемесячно отправляют сотни или тысячи документов, это превращается в десятки тысяч гривен дополнительных расходов.
Для сравнения: стоимость электронного подписания одного документа составляет от 1 до 5 гривен. Но главное преимущество — не в цене. Это — скорость, контроль и удобство. Согласовать, подписать или отправить электронный документ можно где угодно и когда угодно.
Опыт компании BusMarket Group ярко демонстрирует преимущества цифровизации. До внедрения сервиса «Вчасно.ЕДО» компания ежемесячно тратила около 300 000 гривен только на перепечатку документов. К тому же для переподписи приходилось привлекать менеджеров и тратить дополнительно их рабочее время. У диспетчера на обработку документов уходило от часа до полутора рабочих часов. Это скрытые расходы, которые часто остаются незаметными. Каждый возврат документа требует дополнительных коммуникаций с контрагентом, поиска ошибок, редактирования и повторной отправки. Благодаря цифровизации BusMarket Group сократила время подписания документов на 30%, ускорила работу ответственных специалистов и сделала весь процесс отслеживания статусов документов прозрачным.
Электронный документооборот решает эту проблему благодаря автоматизации: система позволяет в реальном времени видеть статус документа, историю изменений, действия контрагента. Ошибку можно исправить онлайн, не распечатывая документ заново. Это — время, которое бухгалтер может сэкономить и потратить на другие задачи, а не на рутину с бумагами.
Упрощение ежедневной рутины — один из весомых эффектов цифровизации. Там, где раньше бухгалтеры тратили 2–3 часа на подготовку документов, теперь достаточно 5–10 минут.
Кроме того, «Вчасно» совместно с YouControl запустили на своих платформах опрос пользователей по актуальному вопросу о причинах и последствиях переподписи. Сейчас идет работа над обработкой и впоследствии поделятся результатами.