З квітня 2024 по травень 2025 року документ для підписання відхиляли 57 762 користувачі Вчасно.ЕДО, серед них — майже 20 тисяч бухгалтерів, що становить 33%.
Найбільше випадків перепідписаних бухгалтерами документів серед компаній, що працюють — в оптовій торгівлі (14.6%), у сфері транспорту і логістики (7.8%) та сільського господарства (7.4%). YouControl спільно з «Вчасно» проаналізували сектори та географію перепідписання та з'ясували, які наслідки це може мати для підприємств.
Щодня тисячі бухгалтерів по всій Україні обробляють, перевіряють і підписують фінансові документи в електронному вигляді. Але далеко не кожен документ підписується з першого разу. Повторне перепідписання — тобто ситуація, коли документ вже був підписаний, але через помилки, невідповідності або зміну умов його доводиться відкликати, виправляти й підписувати повторно — виявляється поширеним і недооціненим явищем. У середньому, кожен такий випадок може коштувати компанії від кількох сотень до кількох тисяч гривень — з урахуванням часу, оплати праці, ризику штрафів та затримки угод.
Проведено спільне дослідження на основі даних сервісу електронного документообігу «Вчасно» та аналітичної платформи YouControl. Фахівці дослідили, як розподіляються компанії-перепідписанти за містами, що відбувається на рівні регіонів, які сектори економіки найбільш вразливі до таких помилок. Адже повторне перепідписання — це не лише зайва дія, а й:
- втрата часу для бухгалтера та контрагента,
- ризики зриву дедлайнів (наприклад, неподання звітності вчасно),
- витрати на комунікацію, узгодження та перевірки,
- іміджеві наслідки для компанії в очах партнерів.
Це дослідження буде корисним:
- бухгалтерам, щоб побачити себе у загальній картині та обґрунтувати ініціативи з автоматизації;
- керівникам бізнесу, щоб усвідомити приховані витрати;
- аналітикам і фінансовим директорам, щоб оцінити ризики та знайти точки оптимізації.
Географія помилок: які області перепідписують документи найактивніше
Найбільша кількість компаній, де бухгалтери перепідписували документи, зареєстрована в місті Київ — 8 074 компанії, що становить 44.9% від загальної кількості.
Значну частку мають також Київська область (8%) та Дніпропетровська область (6.4%), з кількістю компаній, де були перепідписані документи, відповідно 1 437 і 1 144. Крім того, такі області як Харківська (6.2%) і Львівська (6.0%) також мають значну частку у загальному розподілі. Менші показники зафіксовані в Сумській (1%), Кіровоградській (0.9%) та Закарпатській (0.9%) областях, а найменші — в тимчасово окупованих Луганській області, Севастополі та Криму, де зафіксовані нульові значення. Загалом, у всіх регіонах України було зареєстровано 17 988 випадків перепідписаних документів.
Міста, де бухгалтери перепідписують документи найчастіше: лідери серед бізнес-центрів України
Аналіз даних щодо міст, де бухгалтери найчастіше перепідписували документи, показує чітке домінування Києва, де зареєстровано понад 44% всіх випадків. Це можна пояснити тим, що столиця є економічним і фінансовим центром країни. Тут сконцентровано найбільша кількість компаній, підприємств та організацій, що збільшує ймовірність коригування документів. Також багато бізнесів у Києві мають складну структуру бухгалтерії, що може сприяти більшій кількості змін в документах.
Інші великі міста, такі як Харків, Дніпро, Львів та Одеса, також демонструють значну частку перепідписаних документів, що свідчить про високий рівень економічної активності у цих регіонах. Ці міста є важливими економічними, торговими та культурними центрами, що зумовлює велике число підприємств, а отже й більше випадків зміни бухгалтерських документів. Крім того, в регіонах з розвиненими індустріями, такими як Харків (технології та виробництво) чи Одеса (транспорт та логістика), часто виникають ситуації, коли документи потребують уточнень або коригувань через специфіку ведення бізнесу в таких секторах.
Галузевий фактор: в яких секторах економіки найчастіше виникає потреба у повторному підписанні
Найбільше випадків перепідписаних документів серед компаній різних секторів економіки спостерігається в оптовій торгівлі, де таких компаній 2 623, що становить 14.6% від загальної кількості. Значна частка зафіксована також у секторах транспорту і логістики (7.8%) та сільського господарства (7.4%), де бухгалтери перепідписували документи в 1 398 і 1 329 компаніях відповідно. Інші важливі сектори, де відбувається значна кількість перепідписаних документів, включають інформаційні технології (5.7%) і харчову промисловість (5.2%).
Серед інших секторів, в яких часто перепідписували документи, можна виділити роздрібну торгівлю (5.1%), інші послуги (5.1%), медичні заклади (4.1%), будівельні компанії (3.9%) та рієлторський бізнес (3.8%). Далі йдуть машинобудування, реклама і маркетинг, фармацевтична промисловість, громадське харчування та громадські організації, де частка перепідписаних документів варіюється від 2.4% до 3.2%. Ці дані відображають широкий спектр галузей, де спостерігається високий рівень необхідності коригування документів, що може вказувати на певні особливості бухгалтерського обліку в кожному з цих секторів.
Повторне перепідписання документів — це сигнал про глибші процеси в організації бізнесу: від рівня внутрішнього контролю до якості комунікації між підрозділами. Усвідомлення цих закономірностей — перший крок до зменшення помилок, зниження витрат і підвищення ефективності роботи бухгалтерів.
На думку фахівців відділу бухгалтерії YouControl, перепідписання — це не тільки про помилки, а й про особливості робочих процесів. Адже підписантом може бути не лише директор чи бухгалтер, а й начальник департаменту чи менеджер. До того ж відповідальна особа може піти у відпустку і підписант буде інший, а контрагент може не звернути на це увагу. Саме такі ситуації і стають частою причиною перепідписань. Також трапляються технічні помилки або спрацьовує людський фактор.
Полегшенню роботи і мінімізації кількості помилок може сприяти автоматизація бізнес-процесів. Наприклад, для бухгалтерів при роботі з підписанням документів дуде корисним YouScore — це API від YouControl для автоматизації комплаєнсу та заповнення даних контрагентів. В систему автоматично вносяться дані клієнтів, що скорочує витрату часу та зменшує кількість помилок при заповненні карток. Також через АРІ можна отримувати анкету по клієнту. Це допомагає потім підтвердити, що компанія була обачна і перевіряла його перед угодою.
Скільки може коштувати компанії одна помилка?
Перепідписання — одна з найменш очевидних, але найпоширеніших проблем у щоденній діяльності компаній. Формально це лише етап виправлення неточностей чи помилок у документі. Але на практиці — це затримка, що призводить до повторного залучення кількох фахівців, втрати часу та зниження ефективності бізнес-процесів.
«Кожне відхилення — це повернення документа на доопрацювання, що потребує повторного залучення відповідального спеціаліста. А це — додаткові витрати часу та ресурсів. У паперовому форматі перепідписання може затягнутися на дні або навіть тижні. В електронному — достатньо кількох кліків. І при великих обсягах документообігу ця різниця має вирішальне значення», — коментують фахівці сервісу цифрових рішень для бізнесу «Вчасно».
Середня вартість підписання одного паперового документа може сягати до 300 гривень — сюди входить друк, логістика, і робочий час відповідального фахівця. У разі перепідписання ці витрати зростають. Для компаній, які щомісяця відправляють сотні або тисячі документів, це перетворюється на десятки тисяч гривень додаткових витрат.
Для порівняння: вартість електронного підписання одного документа становить від 1 до 5 гривень. Але головна перевага — не в ціні. Це — швидкість, контроль і зручність. Погодити, підписати чи надіслати електронний документ можна будь-де й будь-коли.
Досвід компанії BusMarket Group яскраво демонструє переваги цифровізації. До впровадження сервісу «Вчасно.ЕДО» компанія щомісяця витрачала близько 300 000 гривень лише на передрук документів. До того ж для перепідписання доводилося залучати менеджерів і витрачати додатково їхній робочий час. У диспетчера на обробку документів йшло від години до півтори робочого часу. Це приховані витрати, які часто залишаються непомітними. Кожне повернення документа потребує додаткових комунікацій із контрагентом, пошуку помилок, редагування й повторного надсилання. Завдяки цифровізації BusMarket Group скоротила час підписання документів на 30%, пришвидшила роботу відповідальних фахівців і зробила весь процес відстеження статусів документів прозорим.
Електронний документообіг вирішує цю проблему завдяки автоматизації: система дозволяє в реальному часі бачити статус документа, історію змін, дії контрагента. Помилку можна виправити онлайн, не друкуючи документ знову. Це — час, який бухгалтер може заощадити й витратити на інші задачі, а не на рутину з паперами.
Спрощення щоденної рутини — один із вагомих ефектів цифровізації. Там, де раніше бухгалтери витрачали 2–3 години на підготовку документів, тепер достатньо 5–10 хвилин.
Крім того, «Вчасно» спільно з YouControl запустили на своїх платформах опитування користувачів щодо актуального питання про причини та наслідки перепідписання. Наразі йде робота над опрацюванням і згодом поділяться результатами.